OKR vs. KPI: Perbedaan Utama & Cara Penggunaan

Ingin membuat penetapan tujuan menjadi lebih strategis dan mengurangi tebakan? OKR berperan sebagai fondasi, menetapkan tujuan yang jelas, sementara KPI memberikan evaluasi realitas dengan mengukur kinerja. Bersama-sama, keduanya dapat mengubah ambisi  menjadi pencapaian - selangkah demi selangkah dengan hasil yang terukur.

Lebih dari 80% perusahaan setuju bahwa Objectives and Key Results (OKR) berdampak positif pada organisasi mereka. OKR menetapkan tujuan yang ambisius, sementara Key Performance Indicators (KPI) menyediakan metrik terukur untuk melacak kemajuan, menciptakan kerangka kerja yang kuat untuk menyelaraskan strategi dengan eksekusi. Mencapai sinergi antara keduanya mendorong kesuksesan organisasi.

Tetapi apakah perbedaan antara OKR dan KPI? Artikel ini akan menjelaskan perbedaan utama, kapan menggunakan masing-masing, dan metrik yang perlu dilacak saat mengukur setiap metodologi. 

Apa itu OKR? 

Objective (Tujuan): Merupakan deskripsi kualitatif yang ambisius tentang apa yang ingin dicapai organisasi.

Key Results (Hasil Kunci): Adalah pencapaian spesifik yang dapat diukur, menunjukkan kemajuan menuju tujuan tersebut.

Kerangka kerja ini mendorong keselarasan, akuntabilitas, dan inovasi dalam organisasi, mendorong kesuksesan di berbagai industri.

Manfaat Menetapkan OKR

• Keselarasan: OKR membantu menyelaraskan tujuan HR dengan tujuan keseluruhan organisasi, memastikan bahwa inisiatif HR berkontribusi langsung pada kesuksesan perusahaan.
• Kejelasan: OKR memberikan kejelasan tentang prioritas dan ekspektasi HR, sehingga dapat lebih mudah memahami apa yang harus dicapai dan bagaimana mengukur kesuksesan.
• Fokus: Dengan menetapkan tujuan dan hasil utama yang jelas, OKR membantu tim HR memprioritaskan tugas dan inisiatif, memfokuskan upaya pada aktivitas yang paling berdampak.
• Akuntabilitas: OKR memfasilitasi akuntabilitas dalam HR dengan menetapkan hasil yang dapat diukur dan kerangka waktu untuk mencapainya
• Peningkatan Berkelanjutan: OKR mendorong budaya peningkatan yang konstan dalam HR dengan mendorong refleksi dan penyesuaian berdasarkan data kinerja. Tim HR dapat menggunakan hasil OKR untuk mengidentifikasi area untuk pertumbuhan dan menyempurnakan strategi mereka dari waktu ke waktu.
• Keterlibatan Karyawan: Ketika tujuan HR selaras dengan tujuan organisasi, karyawan cenderung merasa lebih terlibat dan termotivasi. OKR menyediakan kerangka kerja untuk mengomunikasikan prioritas HR dan menciptakan rasa memiliki di antara karyawan.
• Transparansi: OKR mendorong transparansi dalam HR dan di seluruh organisasi dengan secara jelas menguraikan tujuan dan kemajuan. Transparansi ini membangun kepercayaan dan kolaborasi di antara anggota tim dan pemangku kepentingan.
• Adaptasi: OKR memungkinkan tim HR untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kebutuhan bisnis dan kondisi pasar. Dengan secara teratur meninjau dan menyesuaikan tujuan dan hasil utama, sehingga dapat tetap tangkas dan responsif terhadap tantangan dan peluang baru.

Apa itu KPI?

Key Performance Indicator (KPI) adalah nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif organisasi mencapai tujuan utamanya.

Mari kita uraikan konsep KPI:

• Key (Kunci): Menunjukkan pentingnya metrik tersebut dalam kaitannya dengan tujuan organisasi.
• Performance (Performa): Menekankan perannya dalam menilai efektivitas dan pelaksanaan strategi.
• Indicator (Indikator): Menyoroti sifat terukur dari metrik ini, yang memberikan wawasan berharga tentang kemajuan.

KPI adalah alat penting untuk pengambilan keputusan, membantu organisasi (dan tim HR) melacak dan mengoptimalkan kinerja menuju hasil yang diinginkan.

Manfaat Menetapkan KPI

• Pengukuran kinerja: KPI dapat memberi metrik terukur untuk mengukur efektivitas dan efisiensi inisiatif, proses, dan program HR.
• Keselarasan tujuan: KPI membantu menyelaraskan aktivitas HR dengan tujuan dan sasaran organisasi.
• Pengambilan keputusan berbasis data: KPI dapat memberi wawasan yang dapat ditindaklanjuti berdasarkan data real-time. Data ini akan membantu untuk membuat keputusan yang tepat dan memprioritaskan inisiatif yang paling berdampak pada kinerja organisasi.
• Akuntabilitas: Dengan menetapkan KPI yang jelas, profesional dan tim HR bertanggung jawab untuk mencapai hasil tertentu. Ini membangun budaya tanggung jawab dan kepemilikan di dalam departemen.
• Peningkatan berkelanjutan: KPI berfungsi sebagai tolok ukur kinerja. Tolok ukur ini membantu mengevaluasi dan menyempurnakan strategi dan proses HR untuk meningkatkan efektivitas dari waktu ke waktu.
• Optimalisasi sumber daya: KPI membantu mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dengan mengidentifikasi area kekuatan dan kelemahan, sehingga memungkinkan untuk memfokuskan sumber daya di tempat yang paling dibutuhkan untuk mendorong kinerja dan hasil.
• Pengembangan karyawan: KPI dapat digunakan untuk melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan menetapkan tujuan pengembangan individu dan tim. Ini berkontribusi pada budaya pertumbuhan dan pengembangan dalam organisasi.
• Komunikasi dan transparansi: Menetapkan KPI mendorong transparansi dan komunikasi terbuka baik di dalam HR maupun di seluruh organisasi dengan secara jelas mendefinisikan ekspektasi dan tujuan. Ini menciptakan kolaborasi dan keselarasan menuju tujuan bersama.

OKR vs. KPI: Perbedaan Utama

OKR	KPI
Berfokus pada Strategi	Berfokus pada Kinerja
Kualitatif	Kuantitatif
Menekankan apa yang perlu dicapai	Menitikberatkan pada seberapa baik sesuatu dicapai
Memberikan arahan dan keselarasan	Mengukur kinerja terhadap target yang telah ditentukan sebelumnya
Biasanya ditetapkan di tingkat organisasi, tim, atau individu	Biasanya ditetapkan di tingkat departemen, tim, atau individu
Menitikberatkan pada tujuan yang ambisius dan aspiratif	Menekankan hasil yang spesifik dan terukur
Mendorong inovasi dan pengambilan risiko	Mendukung perbaikan dan pengoptimalan berkelanjutan
Membantu menentukan prioritas dan area fokus	Membantu melacak kemajuan dan kinerja menuju tujuan
Hasil mungkin bersifat subjektif atau terbuka untuk interpretasi	Hasil biasanya objektif dan konkret
Sering ditetapkan untuk jangka waktu tertentu	Bisa bersifat jangka pendek dan jangka panjang
Mendukung penetapan tujuan yang gesit dan mudah beradaptasi	Memberikan dasar untuk mengevaluasi kinerja dan membuat keputusan berbasis data

Mengapa Menggunakan OKR dalam HR

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa menerapkan OKR (Objectives and Key Results) dalam fungsi HR bermanfaat:

• Menyelaraskan dengan Tujuan Organisasi. OKR membantu dalam menyelaraskan tujuan dan inisiatif HR dengan tujuan strategis perusahaan yang lebih luas. Dengan menetapkan tujuan yang jelas dan menentukan hasil utama yang berkontribusi pada tujuan tersebut, sehingga dapat memfokuskan upaya tim HR pada aktivitas yang mendorong kesuksesan organisasi.
• Memberikan Fokus dan Prioritas. OKR memberikan kerangka kerja untuk memprioritaskan aktivitas dan mengalokasikan sumber daya secara efektif, sehingga dapat mengarahkan upaya dengan lebih baik ke inisiatif paling kritis dengan menetapkan tujuan ambisius namun tetap dapat dicapai, serta menentukan hasil utama yang mengukur kemajuan.
• Menjaga Akuntabilitas dan Pengukuran. OKR menciptakan akuntabilitas dalam HR dengan menetapkan ekspektasi dan metrik yang jelas untuk kesuksesan. Kita dapat mencapai tujuan HR dan mengoptimalkan kinerja tim HR dengan melacak kemajuan secara teratur terhadap hasil utama dan meminta pertanggungjawaban individu dan tim. 
• Mendorong Peningkatan Berkelanjutan. OKR mendorong budaya peningkatan berkelanjutan dalam HR dengan mendorong refleksi, pembelajaran, dan adaptasi. Tinjauan rutin membantu kita mengidentifikasi area untuk perbaikan, menyempurnakan strategi, dan mengulang pendekatan untuk mencapai hasil yang lebih baik dari waktu ke waktu.

6 Contoh OKR HR

Contoh 1:

• Objetive: Meningkatkan keterikatan karyawan (Employee Engagement)
• Key Result 1: Meningkatkan skor survei keterikatan karyawan sebesar 10%
• Key Result 2: Mengurangi tingkat turnover sukarela (voluntary turnover) sebesar 5%
• Key Result 3: Melaksanakan minimal tiga program penghargaan karyawan.

Contoh 2:

• Objective: Meningkatkan keberagaman dan inklusi (Diversity and Inclusion)
• Key Result 1: Meningkatkan keterwakilan kelompok yang kurang terwakili dalam posisi kepemimpinan sebesar 15%
• Key Result 2: Mencapai partisipasi 100% dalam program pelatihan keberagaman dan inklusi
• Key Result 3: Melaksanakan pelatihan bias bawah sadar (unconscious bias) untuk semua manajer perekrutan.

Contoh 3:

• Objective: Memperkuat perolehan talenta (Talent Acquisition)
• Key Result 1: Mengurangi waktu untuk mengisi posisi kosong sebesar 20%
• Key Result 2: Meningkatkan skor kepuasan kandidat sebesar 15%
• Key Result 3: Meningkatkan perekrutan melalui referensi karyawan sebesar 25%.

Contoh 4:

• Objective: Mengoptimalkan proses manajemen kinerja (Performance Management)
• Key Result 1: Meningkatkan keselarasan tujuan karyawan dan organisasi sebesar 20%
• Key Result 2: Melaksanakan check-in kinerja kuartalan dengan semua karyawan
• Key Result 3: Meningkatkan tingkat penyelesaian penilaian kinerja menjadi 95%.

Contoh 5:

• Objective: Meningkatkan pengembangan karyawan (Employee Development)
• Key Result 1: Meningkatkan partisipasi dalam program pelatihan dan pengembangan sebesar 30%
• Key Result 2: Mencapai tingkat kepuasan 90% dalam survei pasca-pelatihan
• Key Result 3: Melaksanakan program mentorship untuk karyawan berpotensi tinggi.

Contoh 6:

• Tujuan: Meningkatkan efisiensi operasional HR
• Key Result 1: Menerapkan tools otomatisasi HR untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif
• Key Result 2: Menyederhanakan proses onboarding untuk mengurangi waktu onboarding sebesar 25%
• Key Result 3: Meningkatkan tingkat adopsi portal HR self-service menjadi 80%. 

Mengapa Menggunakan KPI dalam HR

KPI (Key Performance Indicators) dapat berfungsi untuk beberapa tujuan dalam HR:

• Menyelaraskan dengan Tujuan Strategis. KPI membantu departemen HR menyelaraskan inisiatif dan aktivitas dengan tujuan strategis keseluruhan organisasi.  Dengan mengukur metrik tertentu, seperti perolehan talenta, pengembangan karyawan, dan retensi, HR dapat memastikan upayanya berkontribusi langsung untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas.
• Memonitor Metrik Utama. Kita dapat melacak metrik manajemen dan kinerja tenaga kerja yang kritis dengan KPI.  Metrik ini dapat mencakup tingkat keterlibatan karyawan, tingkat turnover, metrik keberagaman dan inklusi, efektivitas pelatihan dan pengembangan, serta efisiensi operasional HR.  Dengan mengukur indikator kunci ini, kita dapat mengidentifikasi area kekuatan dan area yang perlu ditingkatkan.  Hal ini memungkinkan kita dan perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat dan mengambil tindakan proaktif untuk mengatasi masalah yang muncul.
• Mendorong Peningkatan Kinerja. KPI memberi HR wawasan tentang kinerja dan efektivitas berbagai program, kebijakan, dan proses HR.  Dengan menetapkan benchmark dan target untuk metrik utama, kita dapat menetapkan standar kinerja dan mengidentifikasi peluang untuk peningkatan.  Ini memungkinkan HR untuk menerapkan intervensi dan strategi terarah untuk meningkatkan kinerja karyawan, keterlibatan, dan efektivitas organisasi secara keseluruhan.
• Meningkatkan Pengambilan Keputusan. KPI berfungsi sebagai alat berharga untuk pengambilan keputusan berbasis data dalam HR.  Dengan menganalisis data KPI, kita dapat memperoleh wawasan tentang tren, pola, dan area yang menjadi perhatian dalam tenaga kerja.  Ini memungkinkan HR untuk membuat keputusan yang tepat  terkait manajemen talenta, alokasi sumber daya, perencanaan strategis, dan inisiatif HR kritis lainnya, yang pada akhirnya mengarah pada hasil yang lebih baik bagi organisasi.

Bagaimana HR dapat menggunakan KPI

• Mengukur kinerja. Gunakan KPI untuk mengukur kinerja dan efektivitas program, inisiatif, dan proses HR. Sebagai contoh, KPI yang terkait dengan rekrutmen dan seleksi dapat membantu HR menilai efisiensi upaya perolehan talenta. KPI yang terkait dengan pelatihan dan pengembangan dapat membantu mengukur dampak program pembelajaran karyawan terhadap pengembangan keterampilan dan peningkatan kinerja.
• Menetapkan dan memantau tujuan. Tetapkan KPI spesifik yang selaras dengan tujuan dan sasaran HR dan gunakan untuk menetapkan target dan benchmark kinerja. Dengan memantau KPI secara teratur, kita dapat melacak kemajuan untuk mencapai tujuan tersebut, mengidentifikasi area keberhasilan dan peningkatan, serta menyesuaikan strategi dan taktik agar tetap pada jalurnya.
• Mengidentifikasi tren dan pola. HR dapat menganalisis data KPI untuk mengidentifikasi tren, pola, dan wawasan terkait dengan dinamika tenaga kerja, perilaku karyawan, dan kinerja organisasi. Misalnya, KPI yang terkait dengan keterlibatan karyawan dapat membantu kita mengidentifikasi pendorong keterlibatan dan area yang menjadi perhatian, sehingga membantu kita mengembangkan intervensi terarah untuk meningkatkan semangat dan kepuasan.
• Benchmarking dan perbandingan. KPI dapat digunakan untuk membandingkan kinerja dengan standar industri dan praktik terbaik atau membandingkan kinerja di berbagai departemen, tim, atau periode waktu. Ini membantu kita mengidentifikasi area kekuatan dan area yang perlu ditingkatkan dibandingkan dengan pesaing atau benchmark internal.
• Mendorong akuntabilitas dan transparansi. Promosikan akuntabilitas dan transparansi dengan menetapkan KPI yang jelas dan mengkomunikasikannya kepada para pemangku kepentingan. Karyawan dan manajer kemudian dapat lebih memahami ekspektasi dan standar kinerja, melacak kemajuan menuju tujuan, dan mengambil kepemilikan atas kontribusi mereka terhadap kesuksesan.
• Menilai efektivitas strategi dan kebijakan. KPI membantu kita untuk mengevaluasi efektivitas strategi, program, dan kebijakan HR yang ada. Dengan mengukur hasil terhadap KPI yang telah ditentukan sebelumnya - seperti efektivitas rekrutmen, tingkat keberhasilan program pelatihan, dan metrik keberagaman dan inklusi - kita dapat menentukan apakah inisiatifnya mencapai hasil yang diinginkan. Kita kemudian dapat mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang perlu ditingkatkan, yang mengarah pada intervensi yang lebih terarah dan efektif.

6 Contoh KPI HR

Contoh 1: 

Tingkat Turnover Karyawan (Employee Turnover Rate): Persentase karyawan yang meninggalkan organisasi dalam periode tertentu, biasanya dihitung per tahun.

Contoh 2: 

Tingkat Absensi (Absenteeism Rate): Persentase jam kerja terjadwal yang tidak dihadiri karyawan, biasanya dihitung per bulan atau per kuartal.

Contoh 3:

Waktu untuk Rekrutmen (Time to Hire): Rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong sejak diposting hingga organisasi merekrut kandidat.

Contoh 4: 

Tingkat Keberhasilan Program Pelatihan (Training Program Success Rate): Persentase karyawan yang berhasil menyelesaikan program atau kursus pelatihan dalam jangka waktu tertentu.

Contoh 5:

Skor Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement Score): Ukuran komposit dari kepuasan, motivasi, dan komitmen karyawan, yang sering dinilai melalui survei keterlibatan karyawan atau mekanisme umpan balik lainnya.

Contoh 6: 

Indeks Keberagaman (Diversity Index): Ukuran keberagaman tenaga kerja yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti jenis kelamin, ras, etnis, usia, dan aspek keberagaman lainnya, sering kali dinyatakan sebagai persentase atau rasio.