Penggunaan Grid 9 Kotak (Nine Box Grid) Pengelolaan Talenta Pegawai

Grid 9 kotak adalah tools pengelolaan talenta pegawai yang efektif yang memberikan pendekatan terstruktur untuk mengevaluasi kinerja dan potensi. Tools ini akan memberi pandangan objektif untuk mengidentifikasi "star" dalam organisasi serta mereka yang dapat berkembang dengan dukungan dan kesempatan yang tepat. 

 

Artikel ini akan menguraikan cara membangun dan memanfaatkan grid 9 kotak ini untuk membantu HR dalam meningkatkan kinerja pegawai dan mencapai potensi maksimal mereka!"

 

Apa itu Grid 9 Kotak (9 Box Grid)?

 

Grid 9 Kotak adalah tools manajemen talenta yang memungkinkan kita untuk mengelompokkan karyawan ke dalam sembilan kelompok berdasarkan kinerja dan potensi mereka.

 

Keunggulan 9 Box Grid

 

• Struktur grid 9 kotak ini cukup sederhana dan mudah dipahami. Selama proses review karyawan, kita hanya perlu menempatkan mereka pada kotak yang sesuai berdasarkan kinerja dan potensi pertumbuhan mereka.
• Grid 9 kotak memberikan gambaran keseluruhan tentang kumpulan talenta berdasarkan kinerja dan potensi. Hal ini memudahkan kita untuk menemukan karyawan berprestasi tinggi dengan potensi besar dan membantu mereka berkembang lebih lanjut.
• Fokus Pengembangan. Dengan menggunakan grid 9 kotak, kita dapat menyesuaikan program pengembangan berdasarkan posisi karyawan dalam grid. Sebagai contoh, karyawan dengan potensi tinggi namun kinerja rendah dapat memperoleh manfaat dari pelatihan keterampilan khusus atau program mentoring.
• Grid ini dapat digunakan selama rapat tinjauan talenta untuk memberikan umpan balik konstruktif dan rekomendasi yang lebih jelas tentang kinerja pegawai, potensi mereka, dan jalur pengembangan yang diperlukan. 

 

 Langkah 1: Tentukan Target

Daripada menerapkan grid 9 kotak secara universal untuk seluruh posisi dan seluruh karyawan, sebaiknya kita fokus pada peran-peran yang paling berdampak. Ini akan memastikan bahwa upaya yang kita lakukan dalam proses ini dapat membantu organisasi mencapai tujuannya. Berikut adalah kelompok yang harus kita fokuskan:

• Peran atau fungsi yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi
• Peran atau fungsi yang sulit diisi karena sifatnya yang khusus
• Peran senior yang integral untuk perencanaan sukses

Setelah mengidentifikasi segmen prioritas ini, tinjaulah kembali untuk memastikan bahwa mereka selaras dengan kebutuhan dan arah pertumbuhan organisasi.

Langkah 2. Menetapkan Kriteria Kinerja

Langkah kedua dalam menggunakan Grid 9 Kota adalah mendefinisikan kriteria kinerja yang jelas dan terukur. Hal ini penting untuk memastikan bahwa kita dapat mengevaluasi karyawan secara objektif dan adil berdasarkan kinerja mereka. Berikut adalah beberapa tips untuk mendefinisikan kriteria kinerja:

1. Tetapkan tujuan yang SMART:

• Spesifik: Tujuan harus jelas dan mudah diukur.
• Measurable: Kinerja harus dapat diukur secara kuantitatif atau kualitatif.
• Attainable: Tujuan harus realistis dan dapat dicapai.
• Relevant: Tujuan harus relevan dengan peran dan tanggung jawab karyawan.
• Time-bound: Tujuan harus memiliki tenggat waktu yang jelas.

2. Gunakan metrik yang objektif:

Gunakan metrik yang dapat diukur secara objektif untuk melacak kinerja karyawan. Hindari menggunakan metrik yang subjektif atau bias.

3. Libatkan karyawan:

Libatkan karyawan dalam proses penetapan kriteria kinerja. Hal ini akan membantu mereka untuk memahami apa yang diharapkan dari mereka dan meningkatkan rasa kepemilikan terhadap tujuan mereka.

4. Tinjau dan perbarui secara berkala:

Tinjau dan perbarui kriteria kinerja secara berkala untuk memastikan bahwa mereka tetap relevan dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Grid 9 kotak terdiri dari tiga kategori kinerja: rendah, sedang, dan tinggi. Ini adalah skala yang  digunakan untuk menilai karyawan selama penilaian kinerja mereka.

Pada pengalaman kami untuk menentukan skala Low, Moderate atau High, dapat menggunakan angka rata-rata pencapaian target kinerja individu selama 3 (tiga) tahun terakhir yang diklasifikasikan sesuai skala yang diinginkan.

Langkah 3. Menetapkan Kriteria Potensi

 3.1. Mendefinisikan potensi dalam konteks organisasi

Berbeda dengan kinerja, potensi bisa jauh lebih abstrak. Untuk menggunakannya secara efektif, kita perlu mendefinisikan dan memahaminya dalam konteks organisasi. Tanyakan pada diri sendiri: Seperti apa potensi dalam organisasi kita? Jawaban atas pertanyaan ini akan membantu kita mengidentifikasi kompetensi atau karakteristik yang dapat menunjukkan apakah seseorang memiliki talenta untuk berkembang.

Setelah kita mengidentifikasi kualitas yang relevan, ada dua cara untuk mengukurnya: menggunakan psikometri standar atau mengembangkan kriteria penilaian kita sendiri.

Menggunakan psikometri standar

Alat-alat ini akan memastikan bahwa penilaian berlaku adil, valid, dan tidak bias. Kita dapat menggunakan ukuran potensi kompetensi, yang mencakup pengukuran kepribadian dan kemampuan. Ukuran-ukuran ini dapat diterjemahkan ke dalam persyaratan kompetensi.

Mengembangkan kriteria sendiri

Jika psikometri standar tidak sesuai atau tidak tersedia, kita dapat menetapkan kriteria penilaian sendiri. Pastikan ada setidaknya tiga bukti untuk mendukung setiap penilaian. Kita dapat menghindari bias dengan menggunakan pendekatan sistematis: pertanyaan yang konsisten, pengumpulan data yang seragam, dan analisis yang seragam. Pada pengalaman kami, kami menggunakan metode people review berupa sekumpulan pertanyaan (mencakup berbagai aspek) yang menjadi dasar review dan skoring terhadap pegawai oleh atasan dan atasan di atasnya.

3.2. Menilai Potensi

Kita dapat mengkategorikan potensi ke dalam tiga kelompok:

• Potensi Rendah: Karyawan bekerja dengan potensi penuh dan tidak diharapkan untuk membaik karena mereka berada pada kapasitas maksimum atau ada kurangnya motivasi.
• Potensi Sedang: Karyawan memiliki potensi untuk berkembang lebih lanjut dalam peran mereka saat ini dalam hal kinerja, keterampilan, atau keahlian.
• Potensi Tinggi: Karyawan berkinerja jauh melampaui harapan posisi dan tanggung jawab mereka, dan secara alami mengambil peran kepemimpinan.

 Hal-hal yang Perlu Diperhatikan

• Sampaikan penilaian ini kepada karyawan dengan jelas tetapi dengan sensitivitas. Misalnya, daripada mengatakan bahwa seseorang memiliki 'potensi rendah', kita bisa mengatakan bahwa mereka bekerja pada potensi penuh.
• Penilaian dalam grid 9 kotak bersifat dinamis. Seseorang dengan 'potensi rendah' hari ini mungkin berkembang dengan pelatihan dan pengalaman yang tepat.
• Bedakan antara potensi pertumbuhan seorang karyawan dan kesiapan mereka untuk promosi segera. Potensi berkaitan dengan kemampuan seseorang untuk tumbuh dan unggul dalam karir mereka, sementara kelayakan promosi menunjukkan apakah mereka diharapkan siap untuk langkah berikutnya.

Langkah 4. Validasi dan Visualisasi Data

4.1. Memvalidasi Data

Setelah memiliki semua data yang diperlukan, penting untuk memverifikasi kualitas data tersebut. Kita dapat:

• Memindai untuk mencari ketidakkonsistenan yang mungkin mengubah cara penilaian kinerja atau potensi.
• Memberikan perhatian khusus pada outlier — anomali individu atau tren dalam kelompok karyawan tertentu yang mungkin menunjukkan masalah atau peluang yang lebih besar.

 4.2. Visualisasikan Data pada Grid 9 Kotak

Kita sekarang dapat melanjutkan ke tahap visualisasi. Mulailah memplot data yang telah dikumpulkan ke dalam grid 9 kotak. Ini akan memberikan kita gambaran umum tentang lanskap talenta dalam organisasi.