Bagaimana Menentukan Kelayakan Penambahan/Pengurangan Posisi pada Struktur Organisasi

Dalam 1 Dekade terakhir menjalani profesi dalam bidang pengembangan organisasi pada berbagai Perusahaan dan berbagai Industri, salah satu role yang harus dilakukan adalah sebagai analis kelayakan penambahan/perubahan/penghapusan posisi dalam struktur organisasi.

Pernah suatu waktu, kami diberikan pertanyaan oleh salah satu kepala department, "apa fungsinya pengembangan organisasi jika struktur yang dikeluarkan hanya berdasarkan permintaan user dan bagaimana caranya melakukan analisa layak atau tidaknya sebuah posisi ditambahkan di struktur organisasi?"

Baiklah, dalam tulisan ini kami tidak akan membahas fungsi dan peran dari unit kerja "pengembangan organisasi" dan kenapa terkadang struktur yang muncul sering terlihat seperti "suka-suka user". Praktisi Organization Development pasti sudah sangat mengerti akan hal ini dan kenapanya.

Lanjut pada bagaimana melakukan analisa kelayakan sebuah posisi ditambahkan/diubah/dihapus dari organisasi, secara pengalaman ada beberapa cara untuk melakukan studi kelayakan ini, seperti analisa jabatan, analisa tingkat kritis (criticality) posisi dan termasuk evaluasi jabatan untuk menentukan bobot jabatan tersebut.

Namun, ada satu metode identifikasi awal yang menurut kami dapat dijadikan dasar apakah suatu posisi layak ditambahkan dalam struktur organisasi, yaitu dengan menggunakan 4 (empat) indikator kelayakan, dimana jika salah satunya terpenuhi, maka menurut kami cukup layak untuk posisi tersebut di tambahkan dalam struktur organisasi dan atau dilakukan analisa lanjutan menggunakan metode-metode di atas.

1. Aspek Profit

Suatu posisi layak ditambahkan dalam struktur organisasi jika menyangkut peningkatan profit atau keuntungan perusahaan, contohnya pemecahan unit operasi mineral menjadi 2 (dua) unit yaitu unit operasi nikel dan unit operasi bauksit misalnya. 

 

Jika pemecahan ini dirasakan akan membawa keuntungan yang lebih baik (berdasarkan hasil proyeksi keuntungan) karena pengelolaan opersional akan lebih fokus, maka layak untuk dilakukan pemecahan/penambahan unit kerja baru, namun jika ternyata proyeksi profit dari unit yang akan dipecah/ditambahkan lebih kecil dari beban operasional yang akan terjadi maka unit kerja tersebut tidak layak untuk ditambahkan dalam struktur organisasi

 

2. Aspek Strategis

Salah satu alasan kenapa suatu posisi layak ditambahkan adalah karena aspek strategis, pada aspek profit akan sangat berkutat pada operasional (baik operasional inti, pendukung, dan penjualan), sedangkan pada satu sisi, diperlukan posisi strategis yang dapat memandu jalannya operasional menuju pada tujuan yang telah ditetapkan dengan memberikan peta, rambu, inisiatif dan monitorings serta evaluasi terhadap opeasional internal maupun peluang, ancaman, dan tantangan eksternal yang bisa timbul. 

 

Jika suatu posisi ditambahkan dengan alasan strategis yang tepat maka posisi tersebut layak untuk ditambahkan dalam struktur organisasi. Contohnya penambahan untuk kerja Office of Strategic Management atau Business Development pada perusahaan-perusahaan yang memang tujuannya sudah mengarah pada scale-up perusahaan.

3. Aspek Politis

 

Tidak dapat dihindari bahwa setiap perusahaan dan bidang usaha harus berjalan sesuai dengan koridor hukum dan aturan yang telah ditetapkan, tidak jarang sebuah perusahaan terjerat kasus hukum yang harusnya bisa dihindari.

Pengalaman kami juga mendapati ada beberapa perusahaan yang sangat kuat dipengaruhi oleh lembaga pemerintah sehingga dalam menjalankan usahanya sangat bergantung pada penunjukan oleh pemerintah dan terkadang tidak ada kepastian dalam hal ini, yang kemudian membuat manajemen perusahaan frustasi karena ada penugasan mendadak dari pemerintah tanpa ada perencanaan yang matang.

Melihat kasus ini, menurut kami salah satu aspek kelayakan dalam penambahan posisi dalam struktur organisasi adalah aspek politis dimana jika posisi yang akan ditambahkan ini dapat menjalin hubungan simbiosis mutualisme yang saling menguntungan antara regulator dan pengusaha, maka posisi ini akan sangat layak untuk ditambahkan dalam struktur organisasi.

Saat inipun tren posisi "Hubungan Kelembagaan" sedang meningkat, ditengah banyaknya proyek dan penugasan dan pengetatan aturan industri dari regulator (pemerintah).

4. Aspek Akuntabilitas

 

Aspek terakhir ini sangat banyak terjadi di dalam perusahaan yang biasanya diawali dengan tidak adanya kejelasan proses bisnis sampai pada prosedur dan atau instruksi kerja atau bisa jadi ada sebuah proses yang terlewatkan sehingga menjadi proses yang abu-abu siapa penanggung jawabnya.

 

Jika sebuah posisi ditambahkan agar area abu-abu ini menjadi jelas, maka posisi tersebut layak untuk ditambahkan dan atau di analisa lebih lanjut, tentunya dengan terlebih dahulu membuat matrix akuntabilitas (RASCI Matrix). Jika ternyata pekerjaan tersebut redundant maka posisi tersebut tidak layak untuk ditambahkan.

4 (Empat) aspek di atas merupakan analisa umum yang kami dapat simpulkan dari pengalaman kami, jika salah satu dari empat aspek tersebut terpenuhi (menjadi alasan) dalam usulan penambahan posisi pada struktur organisasi, maka menurut kami, usulan tersebut sangat layak untuk dipertimbangkan/dianalisis lebih lanjut menggunakan metode yang lebih mendalam seperti analisa tingkat kritis, analisa jabatan, maupaun evaluasi jabatan.

-- 31 Mei 2024 --